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黑龙江工程学院因公短期出国(境)管理办法
来源:     发布时间:2012年11月02日    点击数:

黑龙江工程学院

因公短期出国(境)管理办法

 

为进一步推进学校国际化进程,做好因公短期出访人员的派出和管理工作,根据我省政府外事办公室有关文件精神并结合学校国际交流工作的实际情况,特制定本办法。

一、适用范围

凡我校正式在编教职工执行出国访问考察、合作研究、实习培训、短期讲学、出席国际会议等公派任务(以下简称因公短期出国)、出访期限在3个月以内的均应纳入本办法管理。

二、报送计划

学校每年12月上旬审批下一年度因公出国(境)计划。拟出国(境)参加国际交流活动的单位和个人须在此之前提出正式书面申请,经所在院系(部处)负责人签署明确意见,报国际合作与交流处汇总并会同人事、教务、科研、财务等相关部门审核后,报校领导审批。凡未列入年度计划的出访任务,原则上一般不予批准。

三、审批程序

(一)个人申请

首先到国际合作与交流处领取并填写《黑龙江工程学院因公短期出国(境)申请表》,根据不同出访目的,提交以下申报材料:

1.申请出席国际会议。提交会议名称、主办单位、出访人身份、行程表、有效邀请函、被接受的论文题目(申请者提交论文摘要,首先由所在单位进行保密审查)、经费来源,并注明会议是否涉及政治敏感问题。

2.申请访问考察。提交访问考察的目的、内容、出访人身份、行程表、有效邀请函、经费来源。

3.申请短期访学或讲学。提交学习计划或者讲学主题、对象、出访人身份、行程表、有效邀请函、经费来源。

4.申请合作研究。提交合作研究的目的、内容、进度、合作方式、合作方信息、出访人身份、行程表、有效邀请函、经费来源。

5.申请实习培训。提交实习培训的目的、内容、出访人身份、行程表、有效邀请函、经费来源。

(二)所在单位签批

申请人须持申请表、邀请函复印件由所在院系(部处)负责人签署意见。

(三)校领导审批

申请人须持申请表、邀请函复印件由所在单位的主管校长签批同意后,提交校长、书记审批。

(四)相关职能部门工作

申请人将已签好的申请表交至国际合作与交流处备案,并提交材料审批合格后国际合作与交流处协助申请人对上级部门进行相关手续的报送工作。同时国际合作与交流处负责将教职工人员出国(境)材料,送人事处、财务处备案。

四、经费资助

(一)学校组团出访的费用按规定由学校外事经费支付。

(二)自筹经费(包括自有科研经费)因公出境交流人员,学校对其出境进行短期国际交流予以支持。

(三)对于所参加的短期国际交流活动由邀请方提供境外食宿及国际差旅费等的情况,学校对该人员的因公短期国际交流予以支持。

(四)对于无法自筹经费而且境外学术交流或进修学习活动费用自理的国际交流活动,学校将严格审批。审批合格后将给予适当配套性资助,出境费用分别由学校教学或教师境外培训专项经费、所在院系及个人共同承担。

(五)未经学校批准出访的,不得在科研经费、行政经费中报销出国费用。

(六)学校教学或教师培训专项经费及所在院系资助范围一般包括国际交流活动注册费、国际差旅费、境外医疗保险费用、境外食宿费等。凡有学校资助因公出境者,所需国际往返机票由国际合作与交流处统一购买(相关国际交流活动承办方有特殊要求者除外),以便确定经济合理的国际往返路线,一般不得改变出访路线、增加出访地点或延长出访时间。

五、归国后续工作

教职工回国之后须按以下要求进行汇报总结和报账:

(一)上交参加国际交流活动所发放的图书、光盘及其它资料到图书馆保存,并在回国后三天内上缴因公护照至国际合作与交流处统一保管。

(二)向所在院系(部处)、国际合作与交流处提交《黑龙江工程学院因公短期出国(境)总结表》,并在报销时向财务处出示该表。

(三)在学校相关领域内做关于此次交流活动的学术报告或提交总结报告。

(四)因公出国人员需在回国后五天内,将境外所用票据进行整理,交由财务处审核合格后,交由国际合作与交流处,国际合作与交流处将与财政厅相关部门联系进行核汇。

(五)不上交总结或总结不合乎要求、未按期限(回国三天内)上缴因公护照、未按期限缴纳票据者学校将不予报销国际旅差费。

六、其他

(一)因公出国人员必须身体健康,能保障完成出访任务。

(二)因公出国人员在出国前,须购买适当的国际旅行健康及意外保险。

(三)因公出国人员的外语水平须保证能顺利完成出访任务。出国参加国际会议者,除上述外语要求外,还必须有较强的口语表达能力和交流能力。

 

                                                                        黑龙江工程学院 

                                                                            2010年06月

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