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黑龙江工程学院关于印发《审计档案管理办法(试行)》的通知
来源:     发布时间:2018年05月04日    点击数:

黑龙江工程学院关于印发

《审计档案管理办法(试行)》的通知

 

各二级学院,各系、部、处及直属单位:

《黑龙江工程学院审计档案管理办法(试行)》经学校2016年第十二次校长办公会讨论通过,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

二○一六年十月十二日

 

 

黑龙江工程学院党政办公室                 2016年10月12日发出

 

 

黑龙江工程学院审计档案管理办法(试行)

 

第一章  总  则

第一条  为了规范审计档案管理,保证审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《中华人民共和国档案法》(1996年第71号主席令)、《中华人民共和国审计法》、《内部审计具体准则——审计档案工作》(第2308号)、《黑龙江工程学院档案管理制度》和其他有关法律法规,结合学校审计工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称审计档案,是指审计人员在内部审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

    第三条  本办法所称审计档案管理,是指审计处对应纳入审计档案的材料(以下简称审计档案材料)进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条  审计档案实行统一领导、集中管理的原则。审计档案管理工作在业务上接受上级主管部门和学校档案馆的指导和监督。审计处配备兼职档案管理人员负责审计档案管理工作。

第二章  一般原则

第五条  审计人员在审计项目实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第六条  审计人员立卷时,应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。

第七条  审计人员应当坚持谁审计、谁立卷的原则,做到审结卷成、定期归档。

第八条  审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第九条  审计档案质量的基本要求是:审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第十条  审计项目负责人应当对审计档案的质量负主要责任。

第三章  审计档案的范围与排列

第十一条  审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

第十二条  审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。

第十三条  审计档案材料主要包括以下几类:

(一)立项类材料:审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;

(二)证明类材料:审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;

(三)结论类材料:审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等;

(四)备查类材料:审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十四条  审计档案材料应当按下列四个单元排列:

(一)结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;

(二)证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;

(三)立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

(四)备查类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十五条  审计档案内每组材料之间的排列要求:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第四章  纸质审计档案的编目、装订与移交

第十六条  纸质审计档案主要包括下列要素:

(一)案卷封面;

1.立档单位:立档单位的全称,即黑龙江工程学院。

2.类别:按组织机构分类,即HGC(全宗号)--审计机构(XZ13)。

3.保管期限:根据黑龙江工程学院审计档案管理办法,确定案 卷的保管期限。

4.密级:凡涉及学校有保密要求的要注明密级。

(二)卷内材料目录;

     1.序号:按卷内文件排列先后顺序填写顺序号。

     2.责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名。如本校形成的文件资料,责任者即是黑龙江工程学院。

     3.文号:文件制发机关的发文字号,如“黑工程院党发[2010]16号”,其中年“[2010]不得简写成(10)”。

     4.题名:即文件标题,没有标题或标题不能说明文件内容的可自拟标题,如会议记录应概括出主要内容。

(三)卷内材料;

     1.按年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

     2.按问题:以问题为主进行立卷组合。

     3.按项目:原则上一个项目单独组成卷。

(四)案卷备考表。

     1.立卷情况说明:填写卷内文件缺失、补充、移出等情况。

     2.立卷人:由组成本卷的档案员签名。

     3.检查人:由审计项目负责人对案卷进行审核并签名。

     4.立卷时间:填写组卷完成的时间。

第十七条  案卷应当采用黑龙江工程学院专用档案盒封装。

第十八条  纸质审计档案的装订应当符合下列要求:

(一)拆除卷内材料上的金属物,采用不锈钢夹、不锈钢订书钉进行装订;

(二)破损和褪色的材料应当修补或复制;

(三)卷内材料装订部分过窄或有文字的,用纸加宽装订;

(四)卷内材料字迹难以辨认的,应附抄件加以说明;

(五)卷内材料按A4纸规格,一般不超过200页装订。

第十九条  审计人员(立卷人)应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第二十条  审计人员(立卷人)完成归类整理,经项目负责人审核、档案管理人员检查后,按规定填写档案移交目录后,将审计档案移交到学校档案馆。

第五章  审计档案的保管和利用

第二十一条 审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。

(一)永久保管的档案,是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

(二)保管30年的档案,是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

(三)保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。

第二十二条  审计档案的保管期限自归档年度开始计算。审计处按照有关规定移交审计档案,由学校档案馆统一保管、提供利用。

第二十三条  审计档案的归档及保管利用执行《黑龙江工程学院档案管理制度》等有关规定。

第二十四条  审计档案的密级和保密期限应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围合理确定。

第二十五条  定期开展审计档案的鉴定工作,对保密期满,不具有保存价值的审计档案进行登记造册,经审计处负责人签字,并报分管校领导批准后,予以销毁。

第二十六条  审计档案一般仅供审计处内部使用,审计人员按照规定程序办理借阅手续。其他有关部门查阅审计档案,利用审计结果,需经分管校领导和校长批准。

第二十七条  查阅利用审计档案,不得在卷内加注符号和拍照,不得乱写、涂改、抽拆和损坏,不准擅自摘抄、复制、传播和公开出版档案材料。必须严守档案借(查)阅制度,用后及时归还。借阅期间发生的一切问题,一律由利用者负责。

第二十八条  利用审计档案造成损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖,或违反规定擅自提供审计档案的,由学校依照有关规定追究相关人员的责任;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章  附  则

第二十九条  本办法由审计处和学校档案馆负责解释,国家法律、法规和有关政策另有规定的,从其规定。

    第三十条  本办法自发布之日起施行。

 

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