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档案馆指南
来源:     发布时间:2012年11月14日    点击数:

 

  第一章    档案馆概况
  一、学校基本情况简介
  黑龙江交通高等专科学校始建于1952年,前身是东北河运学校,历经了哈尔滨河运学校、黑龙江交通学院、黑龙江交通学校、黑龙江交通专科学校、黑龙江交通高等专科学校时期。哈尔滨工程高等专科学校始建于1953年,前身是长春测量地质技术学校的测量科,历经了哈尔滨测量学校、哈尔滨冶金测量专科学校、哈尔滨测量高等专科学校、哈尔滨工程高等专科学校时期。2000年经教育批准,由原黑龙江交通高等专科学校与原哈尔滨工程高等专科学校合并组建黑龙江工程学院。
  黑龙江工程学院是一所以工为主,多学科发展的全日制普通本科院校,坚持立足黑龙江,面向区域和行业,辐射全国,为生产建设一线培养应用型人才。目前,学校已成为教育部“卓越工程师培养计划”首批试点院校和黑龙江省“应用型本科院校建设”试点单位。
  学校有60年办学历史,毕业生遍布全国各地。学校有13个教学院(系)、现代教育技术中心、科技交流培训中心、驾驶员培训中心、成教学院、职业技术学院。现有49个本科专业,大地测量学与测量工程、道路与铁道工程为省级重点学科;测绘工程专业为国家级特色专业;土木工程、测绘工程、车辆工程、交通运输为省级重点建设专业;专业设置涵盖了工、管、文、理、法、经六大学科门类。有各类实验室和工程实训中心126个、校外实习基地129个,其中,国家级工程实验教育中心4个,省级工程中心1个、省高校重点实验室3个、省级高等学校实验教学示范中心2个。学校被省委省政府授予“省级文明单位标兵”荣誉称号。
  学校内部组织机构设置为:党委(院长)办公室、组织部、宣传部、纪检监察处、工会、学生工作处、团委、离退休工作处、人事劳资处、计财处、审计处、资产设备管理处、产业处、教务处、科研处、招生与就业指导处、总务处、基建处、国际合作与交流处、保卫处、教学质量管理与评估中心、教育发展与改革研究中心、成人教育学院、职业教育学院、图书馆、现代教育技术中心、工程训练中心、档案馆、学报编辑部、后勤服务总公司。
  二、学校档案工作情况简介
  学校档案主要来源于学校教学、科研、管理等职能活动,它涉及学校的每个方面工作,文件材料归档是学校职能活动管理的最后一个环节。《高等学校档案管理办法》第二十二条规定:“高校档案由高校档案机构保管。”在其它条款中也有体现,“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”,“负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料”。高校档案机构有权利,也有义务保管好高校档案。《中华人民共和国档案法》规定,档案馆具有双重功能,即行政管理和业务指导工作职能。档案馆既有集中统一管理档案为学校各项工作服务的义务,也有对各部门立卷工作进行业务指导的权利。
  学校党委副书记主管档案工作,负责对学校档案工作的全面领导、组织和协调。学校所属各二级学院、各部门、处、室分别由行政领导主管本部门的档案工作,并设有兼职档案员一名,负责部门文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。现已形成完善的黑龙江工程学院档案工作管理网络(见表1)。几年来,在历届领导的关心重视和全体档案工作人员的共同努下,我校档案管理水平、办公条件、馆藏条件都得到了很大的改善。
  我校档案馆保管有党群、行政、教学、科研、基建、财会、出版、外事、设备、人事、学生、声像、教职员个人业绩共十三大类档案。
  三、学校档案馆基本情况简介
  黑龙江工程学院档案馆成立于2002年,此前是综合档案室,是学校直属副处级单位。档案馆设馆长一名,副馆长一名,专职档案员四人,其中主任科员三人,副主任科员一人。全部具有本科以上学历,一人为档案专业研究生。现档案馆馆址设在逸夫图书馆一楼,建筑面积 1542平方米,严格按照《国家档案库房建设规范》进行设计建筑,库房总使用面积560多平方米,格局、通风、防盗等都达到了专业要求。有综合档案库房、财会档案库房、个人业绩档案库房、人事档案库房、学生档案库房、会议室、微机室、借阅室(表2:档案馆平面图)。并在新档案馆投入使用之际,学校投入110多万元,为档案馆购置了500立方米密集档案架、密码对字柜、防磁防火柜、存包柜等档案装具,同时配备了计算机、高速扫描仪、复印机、传真机、刻录机、电视机、数码相机等现代化设备及档案管理软件,进一步改善了办公条件。
  学校档案馆属科学文化事业机构,具有对学校档案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用的职能。学校档案馆的基本任务是:贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;制定本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;负责接收(征集)、整理、立卷、归档、鉴定、统计和保管全校各类档案及其相关文件资料;开展为学校师生员工提供利用档案工作;积极开发档案信息资源,负责编制各类检索工具,文件材料专题汇编等,方便检索利用;参与学校校园信息化建设,充分利用校园网,进行档案信息交流;负责对全校专(兼)职档案员的业务培训;积极宣传、贯彻、落实《档案法》工作,开展档案学术研讨和交流活动。
  档案馆保管有党群、行政、教学、科研、基建、财会、出版、外事、设备、人事、学生、声像、教职员个人业绩共十三大类档案4万余卷,上架排列总长度为500米。现馆内按管理区域分为:综合档案管理、文书档案管理、财会档案管理、人事档案管理、学生档案管理、个人业绩档案管理六大部分。综合档案管理包括:合校前(自1952年建校以来至2000年两校合并之前)黑龙江交通高等专科学校全宗和哈尔滨工程高等专科学校全宗的全部档案。文书档案管理包括:2000年之后文书、教学、科研、外事出版、照片档案及电子档案等。财会档案管理包括:黑龙江交通高等专科学校全宗、哈尔滨工程高等专科学校全宗、黑龙江工程学院全宗所有财会类档案。人事档案管理包括:全校普通干部、工勤人员、离退休人员人事档案。学生档案管理包括:在校生学籍档案、录取新生名单、毕业生名单、学生原始成绩单、毕业成绩单、电子注册名单等档案。个人业绩档案管理包括:教职员个人简历材料、不同阶段获得的奖励证书、公开发表的论文著作、公开出版的教材、SCI EI等检索的学术论文。
馆藏档案资料全部来源于学校各文件资料生成部门,自文件资料生成之日起,由各部门兼职档案员统一保管,并按学校档案归档范围、归档时间和要求每年向档案馆进行移交归档。
学校档案馆建立了馆内局域网,采用 “南大之星”网络版档案管理软件,对馆藏档案资料进行了全部案卷目录级、文件级管理,做到文件资料编目、组卷、统计、查询、检索等现代化。目前,自1952年建校以来,HJZ全宗、HGC全宗的档案已基本实现全文数据库建设,HGZ全宗的档案(1990年—2000年)部分已建立机读目录和全文数据库,达到数字化档案馆建设目标的要求。
  第二章 全宗简介
  黑龙江工程学院是2000年经教育部批准,由黑龙江交通高等专科学校与哈尔滨工程高等专科学校合并组建而成,是一所以工为主,多科性发展的全日制普通本科院校。为了加强学校档案的统一管理,学校档案馆于2002年3月22日成立。2003年学校档案馆晋升为国家二级档案管理单位。学校档案目前分三个全宗进行管理。
  一、全宗主要内容
  1、原黑龙江交通高等专科学校:全宗号确定为HJZ。从1952年建校到2000年3月之前形成的档案资料按照HJZ全宗统一编号管理。
  2、原哈尔滨工程高等专科学校:全宗号确定为HGZ。从1953年建校到2000年3月之前形成的档案资料按照HGZ全宗统一编号管理。
  3、黑龙江工程学院:全宗号确定为HGC。自2000年3月两个学校合并之后逐年形成的档案资料按照HGC全宗统一编号管理。
  二、全宗卷的管理
  1、全宗卷内文件材料,按问题、时间和重要程度进行排列,编制卷内目录,按顺序排列件号,卷内文件材料逐件加封面、封底、装订,在备考表上做必要的说明,并填写整理人和时间。
  2、全宗卷内文件材料,尺寸均为A4纸,卷盒尺寸均为国家标准规格,卷盒正面、脊背印有单位全宗名称,全宗、年度、保管期限、机构(问题)、盒号。
  3、学校档案馆形成的3种全宗档案,采取集中存放统一保管的形式。检索工具有:传统纸制全宗卷目录和计算机检索两种。查找利用时由管理人员负责。
  第三章馆藏档案简介
  一、党群类档案(DQ)
  现存1952年、1953年两校建校初期的珍贵资料,2000年两校合并升本科学校至今,每年形成大量的党群类档案。馆藏党群类档案有历届党委会议记录、党委工作报告、党委工作计划及总结、历届党代会、教代会、历次重大政治学习活动、干部任免、党员名册、纪律检查等文件资料。
  二、行政类档案(XZ)
   学校每年形成大量的行政类档案。馆藏行政类档案有学校行政工作计划和总结、校长办公会议纪要记录、校庆活动、启用印章、机构设置、人员调动、专业技术职务评聘、录用干部等文件资料,其中还有一些教育部、冶金部、交通部领导来校视察的珍贵资料。
  三、教学类档案(JX)
  教学档案是学校档案工作的主体,真实反映教学活动的整个过程,突显其在学校工作中的中心地位。教学档案是衡量学校办学规模、教学水平及质量的重要标志。我校每年形成档案中,教学档案数量最多,有教学计划、教学水平评估、优秀毕业论文、毕业生名单等文件资料。
  四、科研类档案(KY)
  科研工作也是学校中心工作之一。是学校参与科学技术研究活动的真实记录,是学校档案的重要组成部分、重要信息资源。学校档案馆现存有上级和本单位制定的科研管理文件、科研项目结题报告等文件资料。
  五、基建类档案(JJ)
  馆藏基建档案主要有基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。项目的可行性研究、设计、施工、竣工验收、管理、使用、维修、改建扩建等各个阶段形成的材料。工程建设项目的土建图、暖通图、结构图、竣工图等重要材料。
  六、财会类档案(CK)
  馆藏财会类档案主要有上级有关财会工作的文件,本校财务管理规定、计划、请示、批复、总结等文件,财会档案移交、保管、销毁清册,预(决)算报表,专项基金帐簿,总帐、明细帐、原始记帐凭证,工资发放名册等原始资料。
  七、出版类档案(CB)
  馆藏出版类档案主要有上级有关编辑出版工作的文件,出版刊物许可证,上级召开的编辑出版工作会议文件,本校编辑出版工作计划、报告、总结等文件资料,学校出版的刊物《测绘工程》、《交通科技与经济》、《黑龙江工程学院学报》。
  八、外事类档案(YS)
   馆藏外事类档案主要有上级关于外事工作的文件,本校外事工作规章制度、计划、总结简报,出国(境)人员考察、访问、讲学、研究等材料,中外合作办学、校际交流、聘请外籍人士等相关材料。
  九、仪器设备类档案(SB)
  馆藏仪器设备类档案主要有上级有关仪器设备方面的政策、业务管理等文件,本校有关仪器设备购置计划、报告、请示和批复,定购合同、验收报告及调试记录等文件材料,大型设备说明书及全套随机文件。
  十、人事类档案(RS)
  人事档案材料的收集归档严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求,进行严格审查归档。目前,馆藏人事类档案有普通干部人事档案、工人档案、离退休人员档案、死亡人员档案。
  十一、学生类档案(XS)
  馆藏学生类档案主要有高等学校培养的学历教育学生的高中档案,入学登记表,体检表,学籍档案,奖惩记录,党团组织关系,毕业生登记表等。
  十二、声像类档案(SX)
    馆藏声像类档案有学校在各项活动中形成的声像载体材料,主要有大型会议照片、现场录音材料,毕业生合照,校史照片资料等。
  十三、个人业绩类档案(YJ)
  馆藏个人业绩类档案主要有教职员个人简历材料,教职员在不同阶段获得的奖励等材料,教职员公开发表的论文、著作,公开出版的教材和SCI、EI检索的学术论文。
  第四章 利用档案指南
  档案馆收集、保管档案的目的是为了更好地为利用者服务。为了使利用者更方便、快捷地利用所需要的档案资料,充分发挥档案的作用,特将馆藏档案的编目规划和查找利用方法予以公布,以便利用者了解和掌握。
  一、档案馆为利用者提供的条件
  1、为了方便利用者检索档案,档案馆建立了各类档案的全引目录、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、专题文件汇编等多种形式的检索工具,极大地方便查找利用。
  2、为了提高利用者的档案检索速度,档案馆已将1952年建校以来符合案卷标准,能进行全文扫描的档案信息,全部录入到计算机,在档案馆局域网上能快速的检索到利用者所要查找的文件资料。
  二、档案馆为利用者提供的服务
  1、借阅服务。包括阅览和借出两种形式。档案利用者如果只是在馆内阅览时,填写借阅登记表,可在档案馆借阅室阅览。档案利用者要借出档案,需要出示证件,办理相关手续并限定归还日期,方可借出。
  2、出具证明服务。《高等学校档案管理办法》规定:“高校档案机构是学校出具证明的唯一的机构”。学校教学评估、学生出国留学、职工购房、补办学历、海外亲属关系证明等都需要档案馆出具档案复制件,并在复制件上盖章。
  3、提供编研资料服务。针对档案利用者需求,根据档案内容专题性,编制各种文件汇编,其中有学校行政发文汇编、干部任免文件汇编、党建工作文件汇编等补充了档案检索工具的不足,为档案利用者带来方便,收到很好的效果。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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